Ở tổ dân phố, ai cần in thông báo hay gọi hỏi một thủ tục đều tìm đến cô Hạnh. Cô làm nhanh, ít than phiền, và thường nói: “Để cô xem cho.” Đến đợt chuẩn bị hội chợ, danh sách việc lại tìm đến cô đầu tiên. Mãi khi cô quên cuộc hẹn với con vì đang sửa một bảng đăng ký, mọi người mới biết cô đã nhận gần hết những việc không ai gọi tên.

Người luôn nhận lời thường khiến tập thể thấy yên tâm. Nhưng sự yên tâm ấy có thể lặng lẽ biến thành một thói quen giao việc: ai làm được thì nhận thêm, ai từ chối thì bị xem là không nhiệt tình. Cách chia này không đo sức người; nó chỉ đo mức người ta đã quen hy sinh đến đâu.

Đừng lấy sự tháo vát làm lời đồng ý vĩnh viễn

Cô Hạnh biết dùng máy tính, có xe máy, lại trả lời tin nhắn nhanh. Những điều đó cho thấy cô có vài khả năng, không cho thấy cô luôn có thời gian. Một lời nhờ tưởng nhỏ thường đi kèm nhiều phần vô hình: nhớ hạn, liên lạc lại, đi lại, sửa sai khi có thay đổi. Khi chúng được cộng dồn, người nhận việc dễ mệt trước cả khi kịp nói mình mệt.

Trước khi giao thêm, có thể hỏi rõ: “Việc này có làm bạn quá tải không?” và thật sự chờ câu trả lời. Đừng biến câu hỏi thành lời ép mềm như “chỉ bạn làm được”. Nếu một việc chỉ có một người có thể làm, đó cũng là dấu hiệu nhóm cần chia sẻ kỹ năng, ghi lại quy trình hoặc giảm bớt yêu cầu.

Chia việc bằng phần việc, không bằng danh tiếng

Thay vì nói chung “ai rảnh giúp với”, hãy tách việc thành những phần nhìn thấy được: soạn nội dung, mua vật dụng, trực tại chỗ, tổng hợp tiền, dọn sau khi xong. Mỗi phần cần một người nhận và một thời hạn vừa phải. Khi tên việc được gọi rõ, cơ hội góp sức không chỉ dồn về người vốn hay xung phong.

Người đã quen nhận lời cũng có thể tập một câu ngắn: “Tuần này tôi không nhận thêm được; tôi có thể chỉ cách cho người khác.” Câu ấy không phủ nhận thiện ý. Nó cho tập thể một thông tin thật để cùng tìm cách khác.

Hôm nay, thử nhìn một việc nhóm đang mặc nhiên chờ một người làm. Viết ra phần việc đi kèm mà mọi người ít thấy, rồi hỏi xem ai có thể nhận một phần cụ thể. Sự quan tâm không nằm ở lời cảm ơn sau cùng, mà ở việc không để một người phải gánh cả phần “đương nhiên”.

Đọc thêm Giữ lời hẹn với mình khi không ai nhắc và Những điều bình thường đang nâng đỡ ta.